pro acti.eu szkolenie obsluga klienta 04
Czytelnia, Zarządzanie

Chcemy tylko najlepszych

Rekrutacja najlepszych pracowników

To właśnie postanowienie przyświeca nam podczas rekrutacji pracowników. Powoduje ono z kolei wyśrubowane wymagania dotyczące kandydatów, często mało realistyczne i niepokrywające się z wymogami stanowiska. Najczęściej do zawyżania wymogów dochodzi już podczas samej rekrutacji mimo uprzednio określonego profilu kandydata i opisu stanowiska. No cóż, profesjonalne przygotowanie to jedno, ale nasze preferencje i gusty to drugie.

Przyjrzyjmy się samemu spotkaniu z kandydatem, jak powinno ono przebiegać, aby zachować obiektywizm, uzyskać wystarczające informacje tak, aby móc podjąć decyzję.
Zaczynamy od przygotowania rozmowy: uaktualnienia opisu stanowiska i profilu kandydata. Ten etap jest ważny, bowiem determinuje on, kogo przyjmiemy do pracy. Powinniśmy ustalić kryteria selekcji, które zastosujemy już czytając życiorysy. Są to kryteria konieczne, bez których nie zaprosimy kandydata na rozmowę a także kryteria dodatkowe, równie ważne a które ocenimy podczas rozmowy. Jedna z metod selekcji jest stworzenie tabelki z kryteriami i przypisanie do nich skali punktowej. Każdy kandydat zostanie oceniony wtedy według tych samych kryteriów a wybierzemy tego, o najwyższej liczbie punktów. Ważne jest abyśmy precyzyjnie wiedzieli, czego szukamy.

Gdy już przejdziemy ten etap selekcjonujemy życiorysy odrzucając te, które nie zawierają kryteriów koniecznych. Pozostałe dzielimy na kandydatów do przyjęcia w pierwszej kolejności oraz tworzymy tzw. ławkę rezerwowych, czyli do ewentualnej rozmowy. Podczas czytania życiorysów przygotowujemy właściwy wywiad z kandydatem. Należy być wyczulonym na parę rzeczy, które mogą okazać się ważne:

  1. Wygląd życiorysu a w szczególności: C.V. jak „gadżet” (kolorowe, ilustrowane, piękny styl, papier, rysunki…) czym bez wątpienia kandydat chce przyciągnąć naszą uwagę. Potrzeba odpowiedniego „opakowania” C.V. zdradza wątpliwości, co do jego merytorycznej zawartości.
  2. Stare C.V., wyglądające jak brudnopis, byle jakie, pokreślone, źle napisane. To, jak przygotowane są dokumenty zdradza stopień motywacji do objęcia stanowiska.
  3. Bardzo długi opis wykształcenia: szkoły, dyplomy, seminaria, świadectwa ukończenia kursów, podróże badawcze, szkolenia pracownicze… Jest to jak najbardziej uzasadnione u młodych absolwentów, którzy jeszcze nie maja długiej kariery zawodowej, natomiast doświadczony kandydat powinien zamieścić więcej informacji o przebiegu pracy.
  4. „Dziury” w chronologii… a w szczególności takie, które kandydat chciał w taki czy inny sposób ukryć. Trzeba je wyjaśnić podczas spotkania z kandydatem, tym bardziej, że nie ma możliwości dowiedzieć się o przyczynach w inny sposób.
  5. Dokładne daty – często spotykamy się z podaniem tylko lat pracy np. 2007 – 2008 co może oznaczać zarówno 2 pełne lata stażu, jak i 2 miesiące, w sytuacji gdy kandydat pracował w grudniu i styczniu. W klasycznych cv podaje się w osobnych częściach wykształcenie, doświadczenie zawodowe oraz dodatkowe kursy. To powoduje, że czasem nie łaczy się ich chronologicznie i nie uzyskujemy pełnego obrazu.
  6. Długą listę zainteresowań, hobby. Lista zainteresowań zawodowych może okazać się dużo krótsza…
  7. Nadmierne wyliczanie niesprecyzowanych kwalifikacji typu „znajomość …”, „uczestnictwo w …”, „praca z …”, współpraca z …”, „w ramach …”. Podczas wywiadu trzeba dowiedzieć się, na czym ta współpraca polegała, jaki był zakres odpowiedzialności.

Należy natomiast skoncentrować się na:

  1. Wskaźnikach oznaczających nastawienie na osiąganie sukcesu, wyniku, realizację zadań. Co do tej pory robił kandydat? Co osiągnął?
  2. Wskaźnikach oznaczających stabilność i ukierunkowanie w karierze zawodowej.

Czy można odtworzyć karierę kandydata? Czy układa się ona w jakąś logiczną strukturę? Czy są w niej przerwy? Czy jest różnorodna, czy też przeciwnie, jej przebieg jest raczej jednolity?

Mówiąc obrazowo podczas uważnej lektury życiorysów powinny nam się zapalić zielone światełka, czyli wszystkie punkty, które mogą świadczyć o kompetencjach kandydata i czerwone światełka, niejasne punkty, które należy sprawdzić podczas rozmowy.

Przyjmijmy, że mamy już listę kandydatów i rozpoczynamy wywiad. Jego pierwszym punktem jest przyjęcie kandydata w firmie. Aby zapewnić sobie odpowiednią atmosferę spowodujmy, iż kandydat poczuje się u nas dobrze. Właściwe, profesjonalne przyjecie kandydata jest pierwszy etapem motywowania przyszłego pracownika i doskonałym marketingiem naszego hotelu dla kandydatów, których nie przyjmiemy. Po takiej rozmowie kandydat może powiedzieć „ szkoda, nie udało się a taki wspaniały hotel, chciałbym tam pracować”. Rozpoczęcie rozmowy zawsze zaczynamy od rzeczy wydawałoby się z pozoru banalnej jak przedstawienie się… W większości wypadków z szybkością karabinu maszynowego podajemy swoje imię i nazwisko, rzadziej stanowisko i to wszystko. Dla kandydata jesteśmy niezmiernie ważni, bo uosabiamy firmę i to nam ma opowiadać wiele szczegółów ze swojego życia, dlatego też dobrze jest powiedzieć, jaka role się pełni w firmie i podczas rekrutacji. Dobrze, więc jeszcze raz zdefiniować cel,podać etapy procesu i kto będzie brał w nich udział. Np. „ jest to wstępna rozmowa, po której zdecydujemy, które osoby przejdą do następnego etapu, jeśli zostanie Pani/Pan wybrany to następne spotkanie odbędzie się z kierownikiem zmiany a ostateczna decyzję podejmuje dyrektor hotelu”.

Po tym wstępie często pytamy kandydata, co wie o naszym hotelu, co spowodowało, ze odpowiedział na nasze ogłoszenie. Tym samym sprawdzamy jak przygotował się do rozmowy i jak bardzo jest zmotywowany. Pamiętajmy, że motywacja jest warunkiem koniecznym do zaakceptowania i przyjęcia do pracy. Dopiero później przedstawiamy nasz hotel i stanowisko do objęcia. Jest to moment, w którym najczęściej popełniamy błędy z dwóch powodów: pierwszego, bo czujemy się dobrze w pracy i jesteśmy entuzjastami naszego hotelu, więc nasza wizja jest piękna, ale może odbiegać od prawdy. Drugi powód to pojawienie się kandydata, który jeszcze przed rozmowa wydaje nam się idealny wiec, aby go nie stracić prezentujemy nie do końca realistyczne możliwości awansu, fantastyczna atmosferę, rewelacyjne warunki płacowe.. Pamiętajmy, ze kandydat zapamiętuje wszystko, co mówimy i naszą prezentację może wziąć za obietnicę. Zastanówmy się, więc co i w jaki sposób przedstawić tak, aby nasze słowa nie zostały nieopatrznie zinterpretowane.

Gdy przystąpiliśmy do właściwej części wywiadu pamiętajmy, że pytamy go w następującej kolejności o:

  1. wykształcenie
  2. doświadczenie zawodowe
  3. kompetencje zawodowe
  4. charakterystykę osobowościową
  5. motywacje
  6. informacje dodatkowe takie jak zainteresowania

Wielokrotnie, podczas szkoleń z zakresu rekrutacji uczestnicy odgrywając pełną rozmowę „odpytują” kandydata z życiorysu dowiadując się jedynie o wykształcenie i karierę. Można śmiało powiedzieć, ze po godzinnym wywiadzie wiedzą niewiele więcej niż to, co wywnioskowali po lekturze jego cv.

Popełniają tez wiele błędów dotyczących samej oceny kandydata i sugerują się pierwszym wrażeniem, co często bywa mylące.

Jakie pułapki przy ocenie kandydatów na nas czyhają?

Pierwszą, najbardziej ewidentna pułapka jest sympatia, lepiej bowiem ocenia się kandydatów, których uważa się za sympatycznych. Oczywiście, jeśli jest to osoba, która ma być w tzw. front line jest to jej niewątpliwy atut. Często jednak będąc po wrażeniem osoby, nie sprawdzamy tak skrupulatnie jak powinniśmy jej kwalifikacji zawodowych.

Następną z serii pułapek jest podobieństwo. Lepiej oceniani są kandydaci, którzy są w czymś podobni do rekrutującego. Chodzi o podobieństwa fizyczne, podobne wykształcenie, przebieg kariery zawodowej, postawy, poglądy. Np.: kandydat, który ukończył tę samą szkołę lub który znał lub pracował z tymi samymi osobami, uprawiający ten sam sport.

Wyobraźmy sobie, że mamy przed sobą doświadczonego kandydata, który jak się okazało zaczynał karierę w tej samej sieci hoteli, co my. Jeśli damy się ponieść wspomnieniom i ciekawości natychmiast rozpoczniemy miła pogawędkę, aby dowiedzieć się, kto tam jeszcze pracuje itd. Jeśli kandydat zna te same osoby, miał podobne szkolenia dalsza część wywiadu jest przeprowadzana pobieżnie, zdominowana przez tzw. efekt klanu. Ostatecznie mamy przed sobą „swojego człowieka”…

Odwrotnie działa, gdy rekrutujący posłyszy, choć jedną informacje niekorzystną o kandydacie. Prowadzący rozmowy mają tendencję do przywiązywania większej uwagi do informacji negatywnych dla kandydata, niż do tych pozytywnych. Informacja niekorzystna liczy się bardziej i „zamyka” rekrutującego na wszelkie inne walory kandydata.

Mówiliśmy już o sympatii, wagę przywiązujemy również do wyglądu zewnętrznego. Niektórzy prowadzący rekrutację bywają podatni na pewne charakterystyczne cechy zewnętrzne: takie jak wzrost, ubranie, brodę, okulary, urok, wdzięk, etc.

Tu również działają skojarzenia wyglądu zewnętrznego kandydata z osobami, które spotkaliśmy i lubiliśmy je lub nie. Wyobraźmy sobie, że staje przed nami młoda kobieta zadziwiająco podobna do znienawidzonej koleżanki, automatycznie i często bezwiednie nastawiamy się do niej negatywnie. To samo się dzieje w druga stronę, gdy staje przed nami osoba, która jest praktycznie kopia naszego najlepszego pracownika…

Często słyszymy również od rekrutujących, ze tzw. pierwsze wrażenie jest dla nich wiążące „ staje przede mną i już wiem!”. Niestety w rekrutacji nie zawsze się to sprawdza. Pierwsze wrażenie jest cenne, bo daje nam pewne hipotezy dotyczące kandydata, które jednak należy zawsze sprawdzić. Ile razy osoba wyglądająca na ponurą była po prostu nieśmiała, wygadany i elokwentny kandydat okazywał się leniem w pracy a ten, na pierwszy rzut oka niepotrafiący do trzech zliczyć stawał się najpracowitszym pracownikiem?

Pamiętajmy wiec o tym co powoduje, że możemy nie być obiektywni. Każdy z nas ma swoje preferencje i trzeba być tylko ich świadomym a to połowa sukcesu w rekrutacji.

Po zakończonym wywiadzie warto jest zadać sobie kilka pytań, które pomogą w dalszych rekrutacjach:
  1. Czy poświęciłem wystarczająco dużo czasu kandydatowi?
  2. Czy mogłem uniknąć przerw w rozmowie?
  3. Czy włożyłem wystarczająco dużo wysiłku w to, aby kandydat poczuł się dobrze?
  4. Czy mówiłem mniej niż 1/3 czasu?
  5. Czy otrzymałem informacje, które zamierzałem zdobyć ? Jeśli nie, dlaczego?
  6. Czy zachowałem kontrolę nad przebiegiem rozmowy?
  7. Czy umiałem podać wszystkie potrzebne kandydatowi informacje o firmie i oferowanym stanowisku?
  8. Czy byłem wystarczająco obiektywny i faktyczny … w przedstawieniu funkcji i jej otoczenia?
  9. Czy nie zniekształciłem odpowiedzi na niektóre pytania lub nie ominąłem aspektów ważnych, lecz krępujących?
  10. Czy właściwie zamknąłem rozmowę?

Sztuka właściwego doboru pracowników nie jest łatwa a chcielibyśmy aby ekipa naszego hotelu była jak najlepsza. Rekrutacja jest połową sukcesu a dalsza jego część należy już do pracodawcy i sposobu integracji pracownika hotelu.